Sáng kiến kinh nghiệm Chuyển đổi số với công tác Văn thư – Văn phòng trường THPT Hàn Thuyên

Nội dung tài liệu: Sáng kiến kinh nghiệm Chuyển đổi số với công tác Văn thư – Văn phòng trường THPT Hàn Thuyên

1. SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BẮC NINH TRƯỜNG THPT HÀN THUYÊN SÁNG KIẾN ĐỀ NGHỊ THẨM ĐỊNH, ĐÁNH GIÁ Ở CẤP CƠ SỞ TÊN SÁNG KIẾN: “CHUYỂN ĐỔI SỐ VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ - VĂN PHÒNG TRƯỜNG THPT HÀN THUYÊN” Tác giả Sáng kiến: Nguyễn Diệu Hoa Chức vụ: Văn thư Đơn vị công tác: Trường THPT Hàn Thuyên Chuyên ngành: Văn thư Bắc Ninh, ngày 20 tháng 01 năm 2024
2. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ĐƠN YÊU CẦU CÔNG NHẬN SÁNG KIẾN Cấp cơ sở, đơn vị trường THPT Hàn Thuyên Kính gửi: Hội đồng sáng kiến cấp cơ sở 1. Tên sáng kiến: Chuyển đổi số với công tác Văn thư – Văn phòng trường THPT Hàn Thuyên. 2. Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Văn thư ngành Giáo dục 3. Tác giả sáng kiến: - Họ tên: Nguyễn Diệu Hoa - Cơ quan, đơn vị: Trường THPT Hàn Thuyên - Địa chỉ: Chung cư Cát Tường TNT, phường Võ Cường, TP Bắc Ninh, tỉnh Bắc Ninh. - Điện thoại: 0359171091 - Email: nguyenthidieuhoac3ht@bacninh.edu.vn 4. Đồng tác giả sáng kiến: Không 5. Chủ đầu tư tạo ra sáng kiến: Tác giả Nguyễn Diệu Hoa 6. Các tài liệu kèm theo: 6.1. Thuyết minh mô tả giải pháp và kết quả thực hiện sáng kiến: Mẫu 02/SK 6.2. Biên bản họp Hội đồng sáng kiến cấp cơ sở: Mẫu 07/SK. Bắc Ninh, ngày 15 tháng 11 năm 2023. Tác giả sáng kiến Nguyễn Diệu Hoa
3. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc THUYẾT MINH MÔ TẢ GIẢI PHÁP VÀ KẾT QUẢ THỰC HIỆN SÁNG KIẾN 1. Tên sáng kiến: Chuyển đổi số với công tác Văn thư – Văn phòng trường THPT Hàn Thuyên. 2. Ngày sáng kiến được áp dụng lần đầu: 2/2023 3. Các thông tin cần bảo mật (nếu có): 4. Mô tả các giải pháp cũ thường làm: Ngoài các công tác chuyên môn trong trường học; các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành thực hiện đều gắn với việc soạn thảo văn bản nói riêng, công tác văn thư lưu trữ, văn phòng nói chung. Các văn bản, hồ sơ, tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, góp phần thực hiện tốt các nhiệm vụ mà Ban giám hiệu nhà trường cũng như Hội đồng giáo dục nhà trường đề ra. Cũng như công tác văn thư ở các cơ quan khác, công việc chính hằng ngày của văn thư trường THPT Hàn Thuyên như sau: - Nhận và vào sổ công văn đến. - Phân phối, giải quyết, theo dõi việc giải quyết công văn đến theo chỉ đạo của Hiệu trưởng. - Vào sổ và gửi công văn đi. - Làm các hồ sơ sổ sách và ghi chép tài liệu. - Lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ. - Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định của pháp luật. - Thực hiện các công việc văn phòng khác mà Ban giám hiệu phân công. Cùng với sự phát triển của công nghệ, công tác văn thư trường THPT Hàn Thuyên cũng tiếp nhận và ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc. Các công văn đến được nhận, ghi sổ, chuyển trực tiếp cho Ban giám hiệu qua email. Các công việc khác chủ yếu thực hiện trên máy tính. Tuy nhiên, ứng dụng công
4. nghệ trong công tác văn thư không thể tuyệt đối hoá. Ví dụ như trong công tác soạn thảo văn bản phải thể hiện trên bản thảo bằng giấy. Kể cả những văn bản được thảo trên máy vi tính vẫn phải in ra trình lãnh đạo ký nháy, ký duyệt. Việc giao, nhận văn bản, công văn và lưu trữ chủ yếu bằng hình thức thủ công qua sổ sách và hồ sơ giấy. Ngoài ra, do đặc thù trường học nên nhiều hồ sơ chuyên môn cũng yêu cầu lưu trữ hồ sơ giấy như học bạ, sổ theo dõi và đánh giá học sinh, sổ đầu bài, hồ sơ thi tuyển sinh vào lớp 10 THPT, hồ sơ thi Tốt nghiệp THPT Một số khâu nghiệp vụ về cơ bản vẫn áp dụng phương pháp thủ công. 5. Sự cần thiết phải áp dụng giải pháp sáng kiến Để thích ứng với tình hình mới và tận dụng cơ hội mà cuộc cách mạng công nghệ lần thứ tư mạng lại, nhà nước Việt Nam cũng như tỉnh Bắc Ninh đã ban hành nhiều văn bản về chuyển đổi số nói chung, hướng dẫn cụ thể về chuyển đổi số công tác văn thư nói riêng, đặt ra yêu cầu cấp thiết cần nắm bắt xu thế của thời đại, chủ động đẩy mạnh chuyển đổi số để từ đó có những thay đổi cho phù hợp. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư thay thế cũng đã ra đời để hoàn thiện hệ thống pháp luật về văn thư, đáp ứng các yêu cầu, tiến trình cải cách hành chính, chủ động tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư. Đây là văn bản pháp lý quan trọng, định hướng tới tổng thể công tác văn thư và lưu trữ tài liệu điện tử Việt Nam, với mục tiêu bảo quản an toàn, quản lý thống nhất, khai thác hiệu quả tài liệu lưu trữ trong quá trình hoạt động của tổ chức. Trước tình hình đó, việc thực hiện công tác văn thư bằng phương pháp cũ tại trường THPT Hàn Thuyên trong thời gian qua đã bộc lộ những hạn chế cần được quan tâm, khắc phục: - Cơ sở vật chất cho công tác văn thư bước đầu được cải thiện, tuy nhiên vẫn chưa đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đặt ra về chuyển đổi số. - Việc soạn thảo và lưu trữ văn bản giấy còn thủ công, sắp xếp không khoa học. Số lượng hồ sơ, văn bản rất nhiều, việc tra cứu và sử dụng tài liệu lưu trữ thực hiện chậm, tốn nhiều thời gian, công sức và độ tin cậy thiếu chính xác khi cần tổng hợp, báo cáo. Hạn chế trong việc thống kê, lập mục lục phân loại văn
5. bản đi - đến trong cơ quan, gây khó khăn trong việc theo dõi chỉ đạo công việc cơ quan của lãnh đạo. - Việc tiếp cận công nghệ số, chuyển đổi số trong trường học còn chưa đồng đều, chưa đồng bộ quy trình làm việc. 6. Mục đích của giải pháp sáng kiến Nội dung cơ bản của công tác văn thư là quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản đi; lập hồ sơ. Chuyển đổi số giúp xây dựng các công cụ tra tìm một cách linh hoạt giúp người sử dụng có thể tra tìm văn bản theo nhiều điều kiện khác nhau. Thiết kế các biểu mẫu thống kê, tổng hợp tình hình xử lý văn bản, quá trình luân chuyển văn bản trong đơn vị. Chuyển đổi số giúp văn phòng nhà trường tối ưu hóa các quy trình và hoạt động bằng cách sử dụng công nghệ số. Các công nghệ được áp dụng để giảm thiểu sự phụ thuộc vào công việc thủ công và làm việc không hiệu quả, từ đó tăng cường hiệu suất làm việc của nhân viên và tối ưu hóa các quy trình quản lý, điều hành, chỉ đạo và thực hiện. Với văn phòng trường THPT Hàn Thuyên, vấn đề quản lý tài liệu điện tử đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số được coi là bước ngoặc “cách mạng” trong ngành văn thư -lưu trữ. Với việc đổi mới phương thức thực hiện công tác văn thư theo hướng sáng tạo, hiện đại, phù hợp với xu hướng phát triển của công nghệ thông tin, chuyển đổi số trong văn thư sẽ góp phần giảm rủi ro thất lạc văn bản, nâng cao chất lượng công việc của văn phòng nhà trường, tiết kiệm chi phí. Chuyển đổi số ra đời và phát triển như một giải pháp hữu hiệu giúp nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu, cũng như nâng chất lượng quản lý, sử dụng, khai thác tài liệu,. 7. Nội dung: 7.1. Thuyết minh giải pháp mới hoặc cải tiến: Hiện tại, văn thư trường THPT Hàn Thuyên đang sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bắc Ninh tại website: để quản lý công văn đến, công văn đi. Hệ thống quản lý văn bản điều hành là sản phẩm phần mềm chạy trên nền web trhực hiện việc quản lý và vận hành quy trình
6. xử lý công việc trong cơ quan, giúp cho cán bộ xử lý và tác nghiệp nhanh chóng, thuận lợi hơn. Hệ thống này giải quyết được bài toàn quản lý tài liệu, văn bản, các quá trình xử lý cũng như quy trình thực hiện được phần mềm hỗ trợ đáp ứng các nghiệp vụ của ban giám hiệu nhà trường, đặc biệt là văn thư nhà trường. Sử dụng hệ thống này, văn thư chuyên trách các công việc: tiếp nhận, đăng ký văn bản đến, chuyển lên cho lãnh đạo cơ quan để có ý kiến chỉ đạo, xử lý; vào sổ văn bản đi, đóng dấu ký số và phân phát tài liệu, công văn hoặc gửi văn bản đích danh. Quy trình tiếp nhận công văn đến trên hệ thống Quản lý văn bản điều hành: Quy trình tiếp nhận Công văn đến Bước 1: Bước 3: Bước 2: Tiếp nhận văn bản Chuyển văn bản cho Vào sổ văn bản đến đến lãnh đạo Quy trình phát hành công văn đi trên hệ thống Quản lý văn bản điều hành: Quy trình phát hành công văn đi Bước 1: Bước 3: Ký số (đóng Bước 2: Vào sổ văn bản Thêm mới văn bản đến dấu) văn bản bằng chữ Bước 4: Gửi phát hành đi từ file scan hoặc từ ký số phiếu trình
7. Ngoài 2 chức năng chính về tiếp nhận công văn đến và phát hành công văn đi, hệ thống Quản lý văn bản điều hành còn có các chức năng nâng cao là Tủ văn bản và Tủ hồ sơ, đáp ứng nhu cầu lưu trữ, sử dụng các văn bản đến, đi ở trên. Các công việc của văn thư vẫn như các quy trình thủ công cũ nhưng được thực hiện online và hoàn toàn tự động trên hệ thống phần mềm. * Kết quả của sáng kiến: Năm 2023, văn thư trường THPT Hàn Thuyên tiếp nhận tổng số 1435 công văn đến. Trong đó tiếp nhận trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành là 690 văn bản (chiếm 48%), tiếp nhận qua emai là 315 văn bản (chiếm 22%), còn lại là văn bản giấy. Số văn bản đi được đưa lên hệ thống là 102 trên tổng số 225 văn bản (chiếm 57%). Văn phòng nhà trường tích cực sử dụng công nghệ và môi trường số để giải quyết công việc. 7.2. Thuyết minh về phạm vi áp dụng sáng kiến: Sáng kiến đã được áp dụng tại bộ phận văn thư – văn phòng trường THPT Hàn Thuyên. Đây là giải pháp hữu ích để góp phần nâng cao chất lượng công tác văn thư – văn phòng nói chung và trong trường học nói riêng. 7.3. Thuyết minh về lợi ích kinh tế, xã hội của sáng kiến: - Công tác văn thư đã có những chuyển biến tích cực, từng bước đi vào nề nếp, thống nhất và tin học hoá các quy trình hoạt động nghiệp vụ trên môi trường điện tử. - Sử dụng văn bản điện tử thay thế văn bản giấy để chuyển hoạt động sử dụng hồ sơ, văn bản giấy, giao dịch trực tiếp sang hoạt động sử dụng hồ sơ, văn bản điện tử, đã đáp ứng yêu cầu công tác tham mưu, chỉ đạo điều hành của nhà trường. * Cam kết: Chúng tôi cam đoan những điều khai trên đây là đúng sự thật và không sao chép hoặc vi phạm bản quyền. Xác nhận của cơ quan Tác giả sáng kiến Nguyễn Diệu Hoa
8. MỤC LỤC  PHẦN I: MỞ ĐẦU I. MỤC ĐÍCH CỦA SÁNG KIẾN 1 II. TÍNH MỚI CỦA SÁNG KIẾN 1 III. ĐÓNG GÓP CỦA SÁNG KIẾN 1 PHẦN II: NỘI DUNG Chương 1: KHÁI QUÁT THỰC TRẠNG CỦA SÁNG KIẾN 2 I. LÍ DO CHỌN SÁNG KIẾN 2 II. CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ THỰC TIỄN 4 1. Cơ sở lí luận 4 2. Cơ sở thực tiễn 4 Chương 2: GIẢI PHÁP 6 I. Quản lý văn bản trên Hệ thống Quản lý văn bản điều hành 6 II. Quản lý hồ sơ trên Hệ thống CSDL ngành GDĐT 6 Chương 3: KIỂM CHỨNG GIẢI PHÁP ĐÃ TRIỂN KHAI SÁNG KIẾN. 19 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ I. Ý NGHĨA 20 II. ĐỀ NGHỊ 20 PHẦN IV. TÀI LIỆU THAM KHẢO
9. QUY ƯỚC VIẾT TẮT CSDL: Cơ sở dữ liệu GD&ĐT: Giáo dục và đào tạo THPT: Trung học phổ thông GVCN: Giáo viên chủ nhiệm
10. PHẦN MỘT: MỞ ĐẦU I. MỤC ĐÍCH CỦA SÁNG KIẾN: Nội dung cơ bản của công tác văn thư là quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản đi; lập hồ sơ. Chuyển đổi số giúp xây dựng các công cụ tra tìm một cách linh hoạt giúp người sử dụng có thể tra tìm văn bản theo nhiều điều kiện khác nhau. Thiết kế các biểu mẫu thống kê, tổng hợp tình hình xử lý văn bản, quá trình luân chuyển văn bản trong đơn vị. Chuyển đổi số giúp văn phòng nhà trường tối ưu hóa các quy trình và hoạt động bằng cách sử dụng công nghệ số. Các công nghệ được áp dụng để giảm thiểu sự phụ thuộc vào công việc thủ công và làm việc không hiệu quả, từ đó tăng cường hiệu suất làm việc của nhân viên và tối ưu hóa các quy trình quản lý, điều hành, chỉ đạo và thực hiện. Với văn phòng trường THPT Hàn Thuyên, vấn đề quản lý tài liệu điện tử đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số được coi là bước ngoặc “cách mạng” trong ngành văn thư -lưu trữ. Với việc đổi mới phương thức thực hiện công tác văn thư theo hướng sáng tạo, hiện đại, phù hợp với xu hướng phát triển của công nghệ thông tin, chuyển đổi số trong văn thư sẽ góp phần giảm rủi ro thất lạc văn bản, nâng cao chất lượng công việc của văn phòng nhà trường, tiết kiệm chi phí. Chuyển đổi số ra đời và phát triển như một giải pháp hữu hiệu giúp nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu, cũng như nâng chất lượng quản lý, sử dụng, khai thác tài liệu,. II. TÍNH MỚI CỦA SÁNG KIẾN: Thực hiện các chủ trương mới của Đảng, Nhà nước về chuyển đổi số nói chung và trong công tác văn thư trường học nói riêng. Chuyển đổi số góp phần quan trọng trong việc hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch của đơn vị. Sử dụng các công cụ, phần mềm và cơ sở vật chất được trang bị để áp dụng công nghệ số vào công tác văn thư, góp phần nâng cao chất lượng công tác văn thư trong trường THPT Hàn Thuyên
11. III. ĐÓNG GÓP CỦA SÁNG KIẾN: Chuyển đổi số trong văn phòng trường học góp phần nâng cao và đảm bảo chất lượng quản lý giáo dục thông qua những cải tiến cụ thể: - Công nghệ số hiện đại giúp lưu trữ thông tin từ cơ bản đến nâng cao. - Các nền tảng như Blockchain, điện toán đám mây, sẽ hỗ trợ quản lý và lưu trữ hồ sơ, thông tin về học sinh và giáo viên một cách rõ ràng và minh bạch. - Tiết kiệm thời gian và giảm chi phí cho quá trình học tập. - Tối ưu hóa chi phí in ấn so với các phương thức truyền thống. Các đồng nghiệp trong đơn vị, trong ngành có thể lấy đề tài như một tư liệu nghiệp vụ hiệu quả, sử dụng trong các cơ sở giáo dục.
12. PHẦN HAI: NỘI DUNG Chương 1: KHÁI QUÁT THỰC TRẠNG CỦA SÁNG KIẾN I. LÍ DO CHỌN SÁNG KIẾN Ngày nay, cùng với sự phát triển của nền kinh tế xã hội, cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật đang bước sang một kỷ nguyên mới, kỷ nguyên của công nghệ thông tin. Với tính năng đa dạng và hiệu quả tức thì, công nghệ số đã và đang được nhiều ngành quan tâm nghiên cứu và ứng dụng. Việc ứng dụng chuyển đổi số vào công tác văn thư đã làm cho mơ ước về một văn phòng " tự động hóa" của con người trở thành hiện thực. Thực chất của việc chuyển đổi số công tác văn thư - lưu trữ là ứng dụng công nghệ số vào công tác văn thư; tức là thay đổi từ phương thức truyền thống thủ công sang việc áp dụng các công nghệ tiến bộ. Đây là quá trình tập trung vào sự chuyển đổi và tối ưu hoá, thường dựa trên các trụ cột như big data, Internet of Things (IoT) và điện toán đám mây. Chuyển đổi số mang lại những sự thay đổi nhanh chóng. Nó mở ra cho công tác văn phòng một phương thức làm việc mới hạn chế, thậm chí không cần giấy tờ, cho đến khả năng tự thống kê dữ liệu và biến chúng thành các thông tin hữu ích. Thực tiễn phát triển phong phú của thông tin làm cho khối lượng văn bản hình thành trong các đơn vị ngày càng nhiều. Trong tình hình đó, nếu dừng lại ở phương pháp thủ công thì không thể xử lý các thông tin kịp thời, điều đó sẽ dẫn đến sự quá tải đối với công tác văn thư. Vì thế, chuyển đổi số là một tất yếu, cần thiết để các cơ quan đủ khả năng đáp ứng những tồn tại trong công tác văn thư - lưu trữ nói riêng và góp phần vào sự nghiệp đổi mới công tác văn phòng nói chung. Xuất phát từ nhu cầu nâng cao chất lượng công tác văn thư tại các đơn vị, vấn để chuyển đổi số có hiệu quả và thống nhất trong nhà trường là rất quan trọng. Việc chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ sẽ giải quyết được vấn đề quản lý, tra tìm, cung cấp thông tin một cách thuận tiện, nhanh chóng và độ chính xác cao. Việc lập các báo cáo tổng hợp theo từng lĩnh vực thực hiện thuận tiện, tính ứng dụng cao.
13. II. CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ THỰC TIỄN 1. Cơ sở lí luận Những năm vừa qua, rất nhiều chính sách, chủ trương, hướng dẫn về chuyển đổi số trong mọi lĩnh vực được nhà nước ban hành: - Nghị quyết số 52-NQ/TW của Ban chấp hành Trung ương về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư, trong đó nhấn mạnh yêu cầu cấp bách để đẩy nhanh quá trình quyển đổi số. - Quyết định số 749/QĐ-TTg phê duyệt chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030. - Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước; - Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư thay thế để hoàn thiện hệ thống pháp luật về văn thư, đáp ứng các yêu cầu, tiến trình cải cách hành chính, chủ động tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư. Đây là văn bản pháp lý quan trọng, định hướng tới tổng thể công tác văn thư và lưu trữ tài liệu điện tử Việt Nam, với mục tiêu bảo quản an toàn, quản lý thống nhất, khai thác hiệu quả tài liệu lưu trữ trong quá trình hoạt động của tổ chức. - Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 – 2025 Tỉnh Bắc Ninh cũng kịp thời ban hành các văn bản đáp ứng nhiệm vụ chuyển đổi số quốc gia: - Nghị quyết số 52-NQ/TU ngày 18/3/2022 của Ban Chấp hành Đảng bộ tỉnh Bắc Ninh về Chương trình Chuyển đổi số Bắc Ninh đến năm 2025, định hướng đến năm 2030. - Kế hoạch số 313/KH-UBND ngày 08/6/2022 của UBND tỉnh Bắc Ninh về Kế hoạch hành động thực hiện Nghị quyết số 52-NQ-TU
14. - Hướng dẫn số 211/TTCNTTTT-TVCGCN của Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông Bắc Ninh về việc Hướng dẫn việc phát hành văn bản trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành - Công văn số 1862/SGDĐT-TCHC ngày 28/9/2020 của Sở Giáo dục và Đào tạo Bắc Ninh về việc triển khai liên thông phần mềm quản lý văn bản điều hành. - Các công văn số 575/SGDĐT-TCHC và công văn số 1298/SGDĐT-TCHC về việc tăng cường, đẩy mạnh sử dụng phần mềm quản lý văn bản điều hành. Các văn bản chỉ đạo của nhà nước cho thấy chuyển đổi số văn thư là chính sách lớn, đặc biệt quan trọng. Nhìn trực diện vấn đề và xác định rõ cơ sở lí luận để thấy được những yêu cầu và mục tiêu chuyển đổi tới từng đối tượng là yếu tố tiên quyết dẫn đến thành công của chuyển đổi số trong các nhà trường, đặc biệt đối với lĩnh vực quản trị văn phòng nhà trường. 2. Cơ sở thực tiễn a. Thuận lợi: Sự quan tâm chỉ đạo của nhà nước, địa phương và ngành Giáo dục về chuyển đổi số đã tạo nền tảng để các đơn vị tiếp cận, ứng dụng công nghệ số vào mọi mặt công việc. Ngoài các văn bản chỉ đạo, nhà nước tập trung đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất, phát hành các phần mềm, đồng bộ hệ thống dữ liệu toàn quốc; chuyển đổi số một cách tổng thể, xuyên suốt, toàn diện, bao trùm, liên thông nhưng có trọng tâm trọng điểm; có sự tham gia tích cực của toàn dân, cộng đồng. Trường THPT Hàn Thuyên rất chú trọng công tác chuyển đổi số trong quản lý giáo dục và công tác văn thư. Hàng năm, Ban giám hiệu nhà trường lập kế hoạch chỉ đạo và hướng dẫn cụ thể những nhiệm vụ của chuyển đổi số văn thư. Nhà trường thường xuyên thay mới, bảo trì, bảo dưỡng hệ thống máy vi tính; cập nhật phần mềm; tạo điều kiện cho nhân viên đi tập huấn, học tập kinh nghiệm những công nghệ mới trong công tác văn thư và quản trị văn phòng.
15. Nhân sự phụ trách văn thư và tổ văn phòng chủ yếu ở độ tuổi từ 30-45, vẫn là độ tuổi nhanh nhạy và nắm bắt, áp ụng tốt được những công nghệ mới. Từ đó nâng cao trình độ chuyên môn và chất lượng công việc. b. Khó khăn: Dù có nhân lực và hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin khá tốt, song việc ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ điện tử, tạo lập cơ sở dữ liệu tại trường THPT Hàn Thuyên hiện nay còn một số hạn chế như gặp khó khăn trong việc thu thập nộp lưu, sắp xếp, bảo quản tài liệu, hồ sơ còn tồn đọng nhiều qua các năm, chưa có kho lưu trữ đủ chuẩn và tuân thủ đầy đủ các thông tư về quy định lưu trữ tài liệu. Đối với việc số hóa dữ liệu hiện tại có 2 dạng: một là số hóa dữ liệu thủ công (chuyển giấy tờ bản cứng thành file mềm trên máy tính); hai là số hóa từ hồ sơ công việc trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Hiện tại chưa có văn bản hướng dẫn cụ thể việc số hóa hồ sơ, cách số hóa như thế nào, dẫn đến tình trạng không đồng bộ số hóa văn bản, tài liệu, gây khó khăn trong quá trình sử dụng, quản lý và khai thác. Ngoài ra, hiện nay nhà trường vẫn vừa phải lập hồ sơ kiểm soát thông thường, vừa lập hồ sơ số hóa mất rất nhiều thời gian, công sức. Việc số hóa hồ sơ ngoài các thao tác cơ bản như sao chụp tài liệu còn có những thao tác khác có độ phức tạp cao hơn như cắt ghép tài liệu, đánh dấu, xây dựng hệ thống cây thư mục, tạo mục lục tài liệu Ngoài ra, văn phòng đã quen với sử dụng hồ sơ trên giấy, do đó khi nghiên cứu hồ sơ số hóa trên các thiết bị điện tử thường lúng túng, chưa phát huy tối đa các chức năng của công nghệ. Tính bảo mật dữ liệu của hồ sơ số hóa cũng là vấn đề cần được giải quyết. Việc sử dụng mạng xã hội song song với các phần mềm văn thư khiến cho việc sao chép, chia sẻ dữ liệu, lộ lọt thông tin hoàn toàn có thể xảy ra nếu không có kế hoạch kiểm soát chặt chẽ.
16. Chương 2: GIẢI PHÁP I. Quản lý văn bản trên Hệ thống Quản lý văn bản điều hành: Trong các cơ quan, tổ chức, văn thư là nhóm chuyên trách các công việc như tiếp nhận các công văn, tài liệu, các loại giấy tờ bao gồm cả đơn do người dân gửi lên. Công việc này trên hệ thống được thực hiện theo trình tự: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến, chuyển lên cho lãnh đao cơ quan để có ý kiến chỉ đạo, xử lý. Các chức năng trong hệ thống bao gồm: - Tiếp nhận văn bản, hồ sơ - Trình lãnh đạo phê duyệt - Phân phát các tài liệu, công văn - Ký số văn bản - Gửi văn bản đích danh 1. Tiếp nhận văn bản đến Khi có văn bản đến(văn bản giấy) ,văn thư sẽ tiếp nhận văn bản đó (scan văn bản đó) và thêm văn bản vào trong hệ thống.
17. Văn thư nhập đầy đủ thông tin văn bản, scan file văn bản giấy và đính kèm vào phần “Tệp tin đính kèm”. Nếu cần đính nhiều file thì bầm “Thêm tệp tin”. Sau đó bấm vào “Lưu lại” văn bản sẽ được hệ thống lưu lại và được hiển thị ở trang “Văn bản đến chưa chuyển”. Hoặc bấm “Lưu và chuyển” thì sẽ chọn lãnh đạo và gửi văn bản cho các lãnh đạo đó luôn. Muốn xóa hết những nội dung đã nhập và nhập mới lại thì bấm “Nhập lại”. 2. Văn bản đến liên thông. Tại trang “Văn bản đến liên thông” sẽ hiển thị danh sách văn bản liên thông và nhiệm vụ của văn thư là vào sổ những văn bản đó. Việc vào sổ hết sức đơn giản, văn thư chỉ cần bấm vào văn bản đó hoặc bấm vào “Vào sổ”. Nếu cần chỉnh sửa nội dung gì thì sửa lại rồi bấm “Cập nhật”, còn không cần sửa lại thông tin gì thì không cần bấm “Cập nhật” vì hệ thống đã tự lưu và chuyển văn bản sang mục “Văn bản đến chưa chuyển”. 3. Gửi văn bản cho lãnh đạo. Bấm “Lưu và chuyển” khi tiếp nhận văn bản. Sau khi danh sách lãnh đạo hiển thị, văn thư bấm chọn lãnh đạo cần gửi văn bản, có thể chọn nhiều lãnh đạo để gửi. Sau đó bấm “Gửi lãnh đạo”.
18. 4. Thêm mới văn bản đi Sau khi hồ sơ công việc hoàn thành, văn bản dự thảo được lãnh đạo ký duyệt và chờ được phát hành tới các tổ chuyên môn hoặc gửi lên các cơ quan liên thông trên hệ thống. Để thêm mới văn bản đi, ở menu phía bên trái, chọn “Thêm mới văn bản đi”. Sau đó nhập đầy đủ thông tin cho văn bản, scan văn bản muốn phát hành đi và đính kèm file vào phần “Tệp tin đính kèm”. Nếu muốn đính kèm nhiều file thì bấm vào “Thêm tệp tin”. Chú ý với những trường có (*) không được để trống. Tiếp đó bấm “Lưu” để thêm mới. Người dùng có thể sử dụng phím Tab để di chuyển nhanh đến các trường dữ liệu bắt buộc yêu cầu phải nhập. Trường hợp muốn xóa hết thông tin để nhập lại bấm chọn “Nhập lại” để nhập lại . Sau khi bấm nút “Lưu”, thực hiện thao tác ký số bằng USB Token. Sau đó phát hành hoặc không phát hành theo chỉ đạo của lãnh đạo nhà trường.
19. 5. Tủ văn bản Tủ văn bản là nơi để chứa các tài liệu do văn thư tự quản lý. Để vào tủ văn bản, tại menu trái, nhân sự bấm vào “Tủ văn bản”. Để xem các văn bản trong tủ văn bản đến\đi, chọn tủ văn bản cần xem ví dụ như chọn xem “Quản lý văn bản đến” thì bấm vào sẽ hiển thị ra các văn bản hoặc các tủ văn bản đã tạo (nếu có).
20. Nếu muốn thêm mới một tủ, ở màn hình bên phải bấm vào phần “Thêm tủ”, tại trang “Thêm tủ” điền tên tủ vào phần “Tên tủ” và chọn tủ cha cho tủ đó. Sau khi chọn xong bấm “Lưu” để thêm mới. Nếu muốn sửa một tủ văn bản, bấm chọn tủ cần sửa. Chọn “Sửa” điền tên tủ văn bản mới vào phần “Tên tủ” và chọn thư mục cha cho tủ đó. Sau khi chọn xong bấm “Lưu” để sửa lại. Nếu muốn xóa tủ đó thì bấm chọn “Delete” tương ứng của tủ đó trên trang danh sách tủ để xóa. Để thêm văn bản vào tủ văn bản, tại các trang danh sách văn bản đến/đi. Bấm chọn các văn bản muốn thêm vào tủ (bấm vào nút checkbox ) Chọn tủ văn bản để lưu vào và bấm “Thêm vào tủ”.
21. 6. Tủ hồ sơ Tủ hồ sơ dùng để lưu các hồ sơ công việc do văn thư tự quản lý. Để sử dụng tủ hồ sơ, tại menu trái, bấm chọn “Tủ hồ sơ” để vào trang danh sách tủ. Muốn thêm mới thì bấm “Thêm tủ” trên trang danh sách tủ. Muốn sửa tủ nào, bấm vào nút “Sửa”của tủ đó để sửa. Tại phần “Sửa tủ hồ sơ” điền tên mới cho tủ muốn sửa vào phần “Tên tủ” và chon tủ cha cho tủ đó. Sau khi chọn xong bấm “Lưu” để sửa lại. Nếu muốn xóa một tủ hồ sơ thì chọn “Delete” tương ứng với tủ đó trên trang danh sách tủ để thực hiện xóa.
22. 7. Tìm kiếm văn bản Sau một thời gian sử dụng, số lượng văn bản lưu trữ trong hệ thống sẽ tăng lên, để hỗ trợ tìm kiếm văn bản, người dùng có thể sử dụng chức năng tìm kiếm văn bản hoặc tìm kiếm nâng cao. Tại mỗi trang trong mục “Quản lý văn bản đến/đi”, “Tủ văn bản”, người dùng đều có thể sử dụng chức năng này. Toàn bộ các thao tác trên Hệ thống Quản lý văn bản điều hành đáp ứng đầy đủ nhu cầu xử lý công việc của văn thư trường học. Sử dụng hiệu quả các chức năng của hệ thống này giúp cho công việc xử lý khoa học, dễ tra cứu, tiết kiệm thời gian và nâng chất lượng công việc văn thư. II. Quản lý hồ sơ học sinh trên CSDL ngành GDĐT. Trong công tác văn thư, văn phòng trong trường THPT Hàn Thuyên, việc cập nhật thông tin, thống kê báo cáo hồ sơ trường học là một công việc vô cùng quan trọng. Hệ thống CSDL giáo dục được triển khai là một CSDL tập trung, dùng thống nhất toàn ngành tại tỉnh Bắc Ninh nhằm cung cấp các thông tin đầy đủ, nhanh chóng, chính xác phục vụ công tác quản lý điều hành, hỗ trợ ra quyết định của các cán bộ lãnh đạo, quản lý giáo dục. 1
23. Các tính năng nổi bật của Hệ thống: - Giúp văn thư Đáp ứng đầy đủ các báo cáo thống kê theo yêu cầu của Bộ GDĐT (báo cáo thống kê giáo dục; báo cáo về đội ngũ, chuẩn nghề nghiệp; báo cáo về đánh giá chất lượng giáo dục tiểu học EQMS, Thi đua khen thưởng, chuẩn nghề nghiệp, đề án ngoại ngữ ). - Được đồng bộ với CSDL cư dân Quốc gia, đảm bảo tính chính xác về thông tin cá nhân của học sinh và cán bộ giáo viên - Đã được tích hợp phần mềm quản lý trường học với đầy đủ các phân hệ chức năng phục vụ công tác quản lý tại nhà trường, đáp ứng các yêu cầu về quản lý, đánh giá học sinh, giáo viên theo quy định của Bộ (quản lý hồ sơ học sinh, hồ sơ giáo viên, sổ đánh giá học sinh, học bạ, sổ liên lạc điện tử )
24. Các chức năng Văn phòng sử dụng để số hóa dữ liệu và sử dụng công nghệ số trong công việc Văn phòng: 1. In sổ đăng bộ Trước đây, sổ đăng bộ được in từ danh sách học sinh trên file exel thu thập thông tin từ GVCN gửi về. Cách làm này không đảm bảo được tính chính xác và đầy đủ các mục trong thông tin cần có của sổ đăng bộ trường học. Chức năng này của Hệ thống cho phép cập nhật, đồng bộ thông tin từ CSDL quốc gia về dân cư. Sổ đăng bộ được in ra với đầy đủ các cột thông tin, chính xác, dễ tra cứu. 2. In phiếu điểm học sinh. Hiện tại kết quả học tập trên Hệ thống CSDL ngành phải đúng, khớp với Sổ theo dõi và đánh giá học sinh lưu tại Văn phòng nhà trường. Với công việc xác nhận kết quả học tập của học sinh, cựu học sinh phục vụ tuyển sinh ĐH, CĐ hoặc các công việc cá nhân khác; chức năng này giúp văn thư trường THPT Hàn Thuyên giảm thiểu đáng kể thời gian và công sức sử dụng hồ sơ lưu bằng giấy. Việc này cũng đảm bảo được việc bảo quản tốt học bạ THPT gốc của học sinh.
25. 3. Báo cáo thống kê giáo dục các kỳ. Báo cáo thống kê số liệu được thực hiện định kỳ 2 lần/năm học hoặc đột xuất khi có chỉ đạo của Sở Giáo dục và Đào tạo Bắc Ninh. Chức năng báo cáo thống kê dữ liệu khi đã hoàn thiện việc nhập liệu, giúp văn thư nhà trường tổng hợp và gửi báo cáo trực tuyến lên Sở GD&ĐT thông qua phần mềm. Khi đã có CSDL chuẩn, hệ thống cập nhật và thống kê dữ liệu theo các trường thông tin cần thống kê báo cáo. Văn phòng nhà trường thực hiện việc báo cáo theo định kỳ dễ dàng, nhanh chóng, chính xác, thuận tiện. Số liệu báo cáo được văn phòng sử dụng và chế biến, cung cấp cho Ban giám hiệu để đáp ứng nhu cầu quản lý nhà trường.
26. Chương 3: KIỂM CHỨNG GIẢI PHÁP ĐÃ TRIỂN KHAI CỦA SÁNG KIẾN I. Mục đích của kiểm chứng Khẳng định hướng nghiên cứu đúng đắn và cần thiết của đề tài trên cơ sở lí luận và cơ sở thực tiễn. Kiểm tra tính hiệu quả của việc chuyển đổi số công tác văn thư – văn phòng trường THPT Hàn Thuyên, có tính vận dụng thực tế cao. Rút ra những bài học kinh nghiệm trong công tác vận hành văn phòng trường học và công tác văn thư. II. Thực hiện kiểm chứng Đối tượng kiểm chứng: tổ Văn phòng, Ban giám hiệu, giáo viên trường THPT Hàn Thuyên. Kết quả kiểm chứng: Mức độ tiếp cận khi chuyển từ phương pháp thủ công sang công nghệ số tại Văn phòng trường THPT Hàn Thuyên: Ban giám hiệu Giáo viên Tiếp cận Tiếp cận Chưa tiếp Tiếp cận Tiếp cận Chưa tiếp tích cực trung bình cận tích cực trung bình cận 75 % 25 % 0 57,4% 42,6% 0 100% cán bộ, giáo viên tiếp cận với chuyển đổi số tại Văn phòng trường THPT Hàn Thuyên. Ban giám hiệu nhà trường tích cực sử dụng Hệ thống quản lý văn bản điều hành, lập hồ sơ ký số văn bản. Tuy nhiên do đặc thù công việc nên giáo viên tiếp cận và phối hợp chuyển đổi số văn thư với tỷ lệ chưa cao. Giáo viên chủ yếu sử dụng công nghệ để trao đổi thông tin văn bản nội bộ, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian rất nhiều so với làm thủ công như trước đây, đồng thời giúp công tác kiểm tra, giám sát công việc được thuận lợi.
27. PHẦN BA: KẾT LUẬN I. Ý NGHĨA CỦA SÁNG KIẾN Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vị trí, vai trò vô cùng quan trọng. Là mắt xích nâng cao góp phần lên giá trị kết quả hoạt động của trường THP Hàn Thuyên. Công tác văn thư lưu trữ phải phân loại chỉnh lý khoa học, bảo quản an toàn, nhằm tránh thất thoát tài liệu, bảo vệ những thông tin có liên quan đến cá nhân, nhà trường và bí mật quốc gia, góp phần nâng tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong bối cảnh chuyển đổi số và cách mạng công nghiệp 4.0, hội nhập quốc tế phát triển đất nước. Chuyển đổi số trong công tác văn thư – văn phòng trường THPT Hàn Thuyên đã và đang tạo ra môi trường làm việc văn minh, hiện đại, tạo tác phong làm việc chuyên nghiệp, thay đổi tư duy và cách làm việc, tinh thần trách nhiệm được thể hiện rõ ràng, rút ngắn thời gian xử lý công việc, tăng hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian và phần lớn các chi phí không cần thiết. Nghiên cứu sáng kiến giúp văn thư trường THPT Hàn Thuyên nâng cao kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ giúp đáp ứng tốt yêu cầu về quản lý và thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử. Ðồng thời bồi dưỡng, nâng cao ý thức trách nhiệm của văn thư trường học trong quá trình thực hiện công tác chuyển đổi số lĩnh vực văn thư. II. KIẾN NGHỊ Trong quá tŕnh thực hiện đề tài, mặc dù đă có nhiều cố gắng nhưng vì thời gian đầu tư có hạn và kinh nghiệm nghiên cứu chưa nhiều nên không thể tránh khỏi những sai sót. Kính mong thầy, cô giáo và các bạn thông cảm, đóng góp ý kiến để đề tài được hoàn thiện hơn để có thể ứng dụng rộng rãi trong công tác văn thư trường học. Xin trân trọng cảm ơn! Bắc Ninh, ngày 20 tháng 1 năm 2024 Tác giả sáng kiến